Чтобы корпоративный портал не только пользовался популярностью среди сотрудников, но и выполнял поставленные перед ним задачи бизнеса, к его запуску нужно подойти взвешенно. Вот список рекомендаций, как упростить работу и при этом ничего не упустить.
Начните со сбора информации о потребностях компании
На начальном и всех последующих этапах собирайте как можно больше информации от руководителя о потребностях компании. Зная их, вы легко сформулируете цели и поставите задачи.
Портал должен подстраиваться под компанию, а не наоборот. Чем больше данных вы соберете, тем больший объем задач закроет портал.
Какие проблемы чаще всего требуют быстрого решения? Трудности с поиском нужной информации, беспорядок в документах, сложности в коммуникациях и в доведении до сотрудников нужной информации.
С помощью портала вы сможете: вовремя информировать сотрудников, улучшить коммуникации между ними, объединить коллектив и создать дружную команду, вовлечь сотрудников в рабочий процесс и заинтересовать их в обучении, наладить совместную работу с удаленными сотрудниками, автоматизировать бизнес-процессы, собрать важную информацию в единой системе.
Обсудите проект с руководителями департаментов
Никто не сможет рассказать лучше о потребностях своих сотрудников, чем руководители департаментов, к примеру HR или IT.
Чаще всего HR-специалисты просят автоматизировать оформление заявок на поиск персонала, справок с места работы, заявлений на отпуск и другие рутинные процессы. IT-специалисты выступают за автоматизацию заявок на оборудование и установку программного обеспечения. Большинство руководителей сходятся во мнении, что на портале должны находиться необходимые для работы документы, регламенты и шаблоны.
Составьте список пожеланий, выделяя проблемные зоны, – то, что усложняет работу, отнимает много времени сил.
Исключите пожелания из разряда «а хорошо бы было…». Не нужно распыляться, сначала устраняйте главные проблемы.
Упрощайте все, что можно упростить
После того, как вы убедили руководство в целесообразности портала для бизнеса, действуйте по принципу упрощения. Возможности корпоративного портала должны быть доступны и понятны на интуитивном уровне, иначе сотрудники не будут им пользоваться.
Если портал получится сложным с избыточными функциями и подразделами, вам придется обучать персонал работе с ним, а это дополнительные деньги.
Делайте MVP
MVP – это минимально жизнеспособный продукт, с его реализации нужно начинать запуск. Выберите функционал, который принесет пользу при минимуме усилий, и запускайте его.
Наш опыт и статистика показывают, что всегда нужны, эффективны и оптимально подходят для начала работы такие разделы:
- Организационная структура компании.
- Информация о компании.
- Новостная лента.
- Справочник сотрудников.
Эти разделы упрощают общение между сотрудниками различных подразделений.
После этого продумайте содержание разделов:
- Документы и приложения.
- Заявки и self-сервисы.
В первый включите регламенты, приказы, шаблоны и бланки документов, во второй – заявки HR- и IT-департаментов, административно-хозяйственного отдела и бухгалтерии.
Найдите единомышленников
Как известно, один в поле не воин, и вам нужны единомышленники. Это сотрудники, которые поддерживают запуск портала и возьмутся за ведение рубрик. Своей увлеченностью они смогут заинтересовать и других.
Чтобы подогреть интерес к порталу в коллективе, объявите дату запуска и ведите обратный отсчет. Можно связать старт со значимой для компании датой. Широко освещайте запуск корпоративного портала: развесьте постеры, сделайте рассылку, баннер на официальном сайте.
Можно провести конкурс на лучшее название или доменное имя, если система располагается в облаке.
Не перегружайте портал информацией
После того как запустили интранет и сотрудники начали пользоваться системой, возникает вопрос: как грамотно наполнить его информацией?
Главный принцип – не перегружайте и добавляйте на страницы портала только самое важное.
Портал должен стать единственным и актуальным источником знаний и информации о компании. Все объявления, новости и обсуждения – там. Во-первых, это удобно, потому что вся информация и большая часть бизнес-процессов находятся в одном месте. Во-вторых, это стимулирует сотрудников пользоваться порталом. Не прочел объявление о том, что рабочий день сокращен, сиди до победного. Пишите в портал постоянно, оперативно реагируйте на инфозапросы работников, и портал «взлетит».
Определитесь с периодичностью публикаций
Новостную ленту нужно постоянно обновлять, простои отбивают желание заглядывать на портал. Регулярно должна обновляться информация и по другим разделам – в системе не место устаревшим документам и бланкам.
Нужно назначить ответственных за наполнение и обновление, выбрать периодичность публикаций. Портал должен быть живым, с полезной и необходимой информацией и инструментами.
Анализируйте интересы аудитории
Чтобы портал стал популярным, он должен быть не только полезным, но и интересным. Важно собирать фидбек от коллег: что им интересно знать и хочется видеть на портале?
Ведите раздел «Опросы и голосования», блоги, форум. Продумайте возможность реализации банка идей, куда можно вносить предложения по оптимизации бизнес-процессов и инновациям в работе, по корпоративным мероприятиям.
Размещайте в новостной ленте полезную информацию об отрасли, о том, что происходит на рынке России и зарубежья, у производителей, поставщиков, партнеров и конкурентов.
Обратите внимание: у некоторых порталов есть встроенные элементы аналитики, которые позволяют определить, какие разделы и темы интересны аудитории больше всего. Так вы сможете выделить тематические рубрики публикаций и отказаться от непопулярных.
Следуя нашим советам и используя возможности Mirapolis Portal, вы быстро запустите корпоративный портал и сделаете его эффективным и интересным.
