53% соискателей хотя бы раз отказывались от работы после получения оффера. Такой опыт есть у 56% работников старше 35 лет и у 48% тех, кто младше, показал опрос SuperJob. Такой отказ всегда болезненен для компании, но особенно критично, если вакансия долго ждала своего кандидата, а рекрутеры потратили много часов времени на подбор и согласование всех вопросов. Почему так происходит? Во многом из-за потери доверия кандидата уже на пути в офис. И это — ошибка неправильно выстроенной предварительной адаптации или пребординга, считают эксперты. Разбираем подробнее.
Что такое пребординг
Почему же кандидаты, даже пройдя все этапы собеседования и получив предложение, отказываются от работы? Самая частая причина — неудобный рабочий график, такой вариант ответа в опросе SuperJob выбрали 26% опрошенных. Среди других причин:
- низкая зарплата;
- более выгодные предложения от других компаний;
- несоответствие обещаний вакансии реальности;
- удаленность работы от места проживания.
Иными словами, кандидаты отказываются выходить на работу по причинам, которые стороны могли прояснить, если не на этапе публикации вакансии, то на первом собеседовании. Но почему-то этого не произошло. И чаще за этим стоит ошибка HR-отдела: потенциальному сотруднику либо не до конца рассказали об условиях, либо не проявили нужную гибкость. В любом случае, его потеряли уже на полпути в компанию. А учитывая, что, по некоторым подсчетам, около 20% новых сотрудников уволятся с работы в течение первых 45 дней, рекрутерам есть о чем переживать.
Такие потери связаны с тем, что большинство людей, особенно из числа востребованных на рынке специалистов и руководителей, не сразу приступают к новой работе. И время простоя может заставить их пересмотреть свое решение принять новую роль.
За ведение кандидата с момента первого соприкосновения с вакансией до выхода на работу и отвечает так называемый пребординг — предварительная адаптация (pre-boarding). Чаще всего он охватывает оформление документов, информирование и обучение.
Начиная процесс адаптации нового сотрудника до первого рабочего дня, компании могут улучшить онбординг, повысить уровень удержания и вовлеченности, а также сократить время выхода новых сотрудников на нужную производительность.
Предварительная адаптация — это «человеческая» сторона оформления, предназначенная для того, чтобы произвести неизгладимое первое впечатление, успокоить нервозность новых сотрудников и ускорить время, необходимое новичку, чтобы начать продуктивно работать во благо компании.
Несмотря на то, что пребординг может включать в себя некоторые из обычных административных задач, таких как заполнение анкет, форм, его реальная сила заключается в том, чтобы задать тон для плавной ассимиляции в культуру компании.
Вот что должен включать в себя эффективный пребординг:
- Подготовка рабочего места. О, эти первые рабочие дни без столов и компьютеров на стульях коллег… От этой практики необходимо отказаться раз и навсегда. Дайте сотруднику почувствовать себя нужным и важным до того, как он пожмет руку коллегам в первый раз. Подготовьте компанию к его приходу.
- Структурированная дорожная карта. Предоставление полной и удобно разложенной по полочкам информации о первых днях работы поможет новому сотруднику четко понять, чего ему следует ожидать в ближайшие недели в компании.
- Список часто задаваемых вопросов. У нового члена команды наверняка будет длинный список вопросов, на которые он хотел бы получить ответы. Подготовка документа с часто задаваемыми вопросами, отвечающего на распространенные вопросы, поможет новому сотруднику чувствовать себя более уверенно.
- Знакомство с корпоративной культурой. Пребординг дает возможность поделиться традициями компании, достижениями и даже шутками, чтобы новый сотрудник чувствовал себя включенным в жизнь компании с самого начала.
- Справочник организации. Если есть некий справочник компании, свод правил, описание миссии и структуры, ими следует заранее поделиться с новым сотрудником.
- Первые задачи. Когда новый сотрудник присоединяется к компании, ему предстоит выполнить довольно большое число административных действий, связанных с оформлением. Но некоторые из этих задач могут быть выполнены еще до того, как он войдет в офис. Это существенно разгрузит его первый день.
Предварительная адаптация и онбординг: ключевые различия
Основное различие между ними заключается в том, что предварительная адаптация начинается с того момента, когда вы заключаете трудовой договор с новым сотрудником. Этот период может составлять несколько дней или даже несколько недель. А адаптация, или онбординг, начинается в тот день, когда он приходит в офис или подключается к рабочим системам.
Иными словами, предварительная адаптация относится к процессу привлечения и подготовки новых сотрудников к их ролям до официальной даты начала работы. В то время как онбординг включает в себя интеграцию новых сотрудников в компанию и должность после того, как они начнут работать.
Несмотря на то, что пребординг и онбординг ощутимо различаются и одно вытекает из другого, их часто путают. А еще чаще про пребординг вовсе забывают.
Вот основные различия:
| Пребординг | Онбординг | |
| Сроки | Начинается после принятия предложения о работе и заканчивается в первый рабочий день. | Начинается в первый рабочий день и заканчивается через год или срок, установленный в конкретной организации. |
| Задачи | Готовит новых сотрудников и знакомит с корпоративной культурой. | Интегрирует новых сотрудников и вооружает их необходимыми навыками для выполнения обязанностей. |
| Действия | Прием новых сотрудников и оформление документов. | Действия по обучению, наставничеству и сплочению команды. |
Почему предварительная адаптация важна
Если еще остались сомнения, нужна ли вам предварительная адаптация, вот говорящие результаты некоторых исследований:
- По данным Gallup, только 1 из 8 сотрудников полностью согласен с тем, что новые работники в их организации получают отличный опыт ориентации и адаптации.
- Организации с надежными процессами адаптации могут рассчитывать на то, что коэффициент удержания новых сотрудников у них окажется на 82% выше, чем у их конкурентов. А производительность труда новых работников будет на 70% выше, по данным Brandon Hall Group.
- Эффективная коммуникация перед онбордингом повышает общий опыт адаптации на 83%.
Пребординг работает на первое впечатление о компании. И второго шанса на то, чтобы его произвести, никогда не будет. Вот еще несколько убедительных причин серьезно отнестись к предварительной адаптации, ведь она:
- Подпитывает лояльность. Люди, к которым хорошо относятся в компании, с большей вероятностью почувствуют связь со своим местом работы. Это может помочь укрепить лояльность, а это означает, что в будущем у них будет больше причин остаться.
- Привлекает таланты. Возможно потенциальный сотрудник использует ваше предложение, чтобы привлечь интерес в другом месте или получить более выгодный оффер в другой компании. Но качественный процесс пребординга действительно может перевесить чашу весов в вашу пользу, убедив его в том, что ваше предложение — лучшее.
- Предотвращает текучесть кадров. Текучесть кадров является дорогостоящим и трудоемким процессом, цена которого, по подсчетам исследовательской группы Work Institute, составляет около 33% от базовой заработной платы увольняющегося сотрудника. Адаптация и удержание сотрудников неразрывно связаны, и предварительная адаптация — это дополнительный шаг в борьбе с текучестью кадров.
7 эффективных шагов пребординга
Эффективный процесс предварительной адаптации гарантирует, что новые сотрудники будут чувствовать себя желанными, информированными и подготовленными еще до своего первого дня.
Вот несколько шагов, которые стоит сделать HR-отделу каждой компании перед выходом нового сотрудника на работу:
1. Отправка приветственных писем
Первое впечатление остается надолго. Поэтому очень важно, чтобы новые сотрудники сразу почувствовали, что им рады и их ценят. Отправка теплого приветственного письма способствует положительному первому впечатлению и, как следствие, повышению показателей удержания.
Кроме того, такое письмо — отличный способ поделиться информацией и познакомить новых сотрудников с культурой компании.
- Создайте шаблон приветствия, который менеджеры могут использовать в качестве основы для писем новым сотрудникам.
- Добавьте видеообращение генерального директора или основателя организации, в котором они приветствуют новых сотрудников.
2. Составление плана на первый день и первую неделю
Большинство людей хотят знать заранее, чего их ждет в первый рабочий день и программу адаптации, которую им нужно будет пройти.
- Спланируйте процесс адаптации, начиная с элементов, которые одинаковы для каждого нового сотрудника. Не забудьте также выделить временные интервалы для общения с менеджерами и вовлеченными коллегами.
- Организуйте встречу со всеми участниками адаптации, чтобы согласовать действия.
- Попросите менеджеров и других людей, участвующих в процессе адаптации, внести в свои графики время для встреч с новым сотрудником.
- Менеджеры должны иметь возможность самостоятельно составить повестку первого дня и первой недели, исходя из рабочих задач и интересов команды.
Планы адаптации удобно составлять заранее в автоматизированных HCM-системах, внося коррективы в шаблону по ходу дела. Так, при использовании готового решения для адаптации Mirapolis Onboarding при выходе нового сотрудника не нужно каждый раз настраивать план заново. Можно взять один из заранее настроенных типовых, в зависимости от его должности. Кроме того, в системе можно создать типовые задачи и создавать из них планы адаптации, как из конструктора.
В Mirapolis Onboarding удобно распределять роли и задачи адаптации между членами команды и напоминать о контрольных точках вовлеченным в этот процесс занятым сотрудникам. Так, в одной системе новый сотрудник может проходить план адаптации, получать обратную связь от наставников и руководителя. Руководитель здесь может сформировать план адаптации, следить за успехами нового сотрудника, давать обратную связь. Наставнику в Mirapolis Onboarding удобно помогать новому сотруднику, оценивать его успехи. А HR-менеджер может здесь следить за прохождением адаптации в компании в целом и с каждым конкретным сотрудником.
3. Отправка и заполнение документов до выхода на работу
Пребординг — отличное время, чтобы оформить все необходимые документы перед приемом на работу. Это позволяет новым сотрудникам проходить через эту бумажную волокиту в своем собственном темпе, а не торопиться с ней во время адаптации.
- Заранее составьте списки всех документов, которые должны быть предоставлены или подписаны новыми сотрудниками на разных должностях.
- Создайте временную шкалу, в которой будет указано, когда и какую информацию нужно отправить новичку. Включите автоматические напоминания о документах, которые новый сотрудник должен подписать.
- Избегайте отправки слишком большого количества информации за один раз, чтобы новым сотрудникам было легче разобраться и не пропустить важное.
- Обязательно попросите новых сотрудников оставить отзыв об этой части их подготовки к приему на работу: что, по их мнению, прошло хорошо, а что можно улучшить? Это даст возможность улучшить процесс.
4. Подготовка рабочей среды и оборудования
Период предварительной адаптации позволяет HR и менеджерам убедиться в том, что все практические вопросы заблаговременно решени до первого дня работы нового сотрудника.
Рабочая среда и оборудование должны быть готовы к выходу нового сотрудника. К сожалению, чаще всего это не так.
- Четко сообщайте о датах начала работы новых сотрудников людям, участвующим в подготовке всего для них (т.е. офис-менеджменту, ИТ, юриспруденции и т. д.).
- За пару дней до того, как новый сотрудник приступит к работе, убедитесь, что рабочая среда и оборудование настроены, в том числе: готова зона рабочего стола; есть нужное аппаратное обеспечение, в том числе пользовательское соглашение на оборудование, которое еще не подписано новым сотрудником; настроен необходимый доступ к программному обеспечению, сетевые логины и адрес электронной почты; готов приветственный набор (информационные материалы, брендированные наборы и т.д.); готов пропуск или карта доступа к рабочему месту и т.д.
- Свяжитесь с менеджером нового сотрудника за несколько дней до его выхода, чтобы напомнить о прибытии нового члена команды и спросить, нужно ли ему что-нибудь от отдела кадров.
5. Напоминание руководителям и команде о новом сотруднике
Инструктаж команды о новом сотруднике, его роли и обязанностях создает ясность ролей и объясняет, в каких проектах будет участвовать новый коллега. Это также помогает новому сотруднику почувствовать себя желанным гостем в первый же день.
- Создайте шаблон, который менеджеры смогут использовать для написания электронного письма или сообщения для своих команд, представляющего их новым коллегам, их роли, обязанностям и проектам.
- Напомните руководителям, чтобы они поощряли свои команды устанавливать дружеские контакты со своими будущими коллегами, например, через социальные сети, чтобы поздороваться и поприветствовать их в команде
- Напомните руководителям, чтобы они пригласили нового сотрудника один или два раза на собрание команды или социальное мероприятие во время предварительной адаптации, чтобы обеспечить еще более плавный переход в первый день.
6. Составление плана 30-60-90
План 30-60-90, также известный как 3-месячный план, может помочь новым сотрудникам сориентироваться на новом рабочем месте и в новой роли. HR-отдел играет ключевую роль в облегчении этого процесса.
- Создайте шаблон задачника на 30-60-90 дней, чтобы менеджеры могли разрабатывать планы для своих новых сотрудников.
- В процессе предварительной адаптации напомните менеджерам о том, что их план на 30-60-90 дней должен быть готов, и поделитесь им со своими новыми членами команды в соответствии с графиком подготовки.
- Регулярно общайтесь с менеджерами и новыми сотрудниками во время адаптации, чтобы узнать, как идут дела.
7. Постоянный контакт с новичком
Одна из основных целей предварительной адаптации сотрудников — поддерживать их вовлеченность и энтузиазм до начала новой работы. Поэтому очень важно оставаться на связи с ними в течение всего периода подготовки к приему на работу и быть доступным, когда у нового сотрудника возникают вопросы или проблемы.
- Спланируйте процесс пребординга и создайте временную шкалу, указав, какие действия происходят в какой момент и кто за них отвечает.
- Намеренно выделите моменты в этом процессе, когда отдел кадров или руководитель нового сотрудника общается с ним, внесите их в рабочий календарь. Иначе встречи могут остаться на бумаге.
- Упростите для новых сотрудников контакт с отделом кадров и их будущим менеджером.
- Если в вашей организации действует система наставничества, убедитесь, что наставник уже связался с новым сотрудником во время предварительной адаптации и остается в контакте с ним.
Рассмотрите возможность использования технологий для автоматизации и структурирования процесса пребординга с помощью HCM-систем. Например, вы можете внедрить готовое решение для адаптации, например, Mirapolis Onboarding, или использовать блок Адаптация персонала в составе Mirapolis HCM. Они помогут сэкономить время на повторяющихся задачах адаптации до и после начала работы нового сотрудника.
Основные выводы
Предварительная адаптация направлена на то, чтобы помочь новому сотруднику подготовиться к своему первому дню и еще больше заинтересовать его организацией. Эффективная предварительная адаптация помогает быстрее повысить продуктивность новых сотрудников.
Отдел кадров может создать отличный опыт подготовки к адаптации с помощью использования готовых цифровых решений и следующих рекомендаций:
- Прежде чем разрабатывать и внедрять процесс пребординга, убедитесь, что в нем готовы участвовать все нужные стороны (основатели, менеджеры, ИТ-специалисты, юристы и т. д.). Возьмите на себя роль локомотива, если процесс еще не запущен. Это того стоит.
- Подумайте о том, чтобы создать библиотеку ресурсов для предварительной адаптации, в которой менеджеры и другие участники смогут найти все шаблоны, контрольные списки, документы и другие элементы, необходимые им для выполнения своей части работы по подготовке новых сотрудников.
- Автоматизируйте как можно больше. Многие действия перед приемом на работу повторяются и одинаковы для каждого нового сотрудника. Определите, какие части могут быть автоматизированы, при составлении графика процесса и графика пребординга.
- Во время адаптации спросите новых сотрудников об их опыте пребординга. Используйте эту обратную связь, чтобы продолжать совершенствовать процесс.
