Как запустить дистанционное обучение в компании

Планируете запуск электронного обучения сотрудников в компании? Или ищете способы повысить эффективность уже существующего? Проверьте свой план по нашему чек-листу того, как поэтапно выстроить эффективную систему дистанционного обучения с полным охватом всех поставленных задач.

Стадия 1: «концептуальная» 

Главный вопрос: «каковы цели электронного обучения?» Весь инструментарий и все дальнейшие шаги по запуску обучения зависят от того, как вы ответите. Если вам нужно организовать обучение сотрудников в филиалах территориально распределенной компании, инструменты будут одни, если ваша цель – адаптация и обучение новых сотрудников – другие. В каких-то случаях достаточно коротких обучалок, в других необходим многофункциональный образовательный портал. 

Например, в ОАО «РЖД» первоначально возникла необходимость оптимизировать расходы на обучение 128 000 работников локомотивных бригад по всей России. При этом систему знаний требовалось привести к единому стандарту, а процесс обучения сделать непрерывным, с продуманной системой мотивации. В офлайне задачу решить можно, но обойдется это компании дорого: при таком количестве сотрудников по всей России только оплата командировок съест весь бюджет. Значит, нужна система дистанционного обучения. Результат: ежегодно в компании успешно проходят миллионы человеко-курсов, а систему дистанционного обучения стали использовать и в других дирекциях ОАО «РЖД».

Другая ситуация: руководство крупнейшего в России онлайн-аукциона по продаже автомобилей с пробегом CarPrice искало более действенный способ обучения сотрудников региональных представительств. Ранее в компании использовали очные занятия с тренерами. Такая форма обучения обходилась дорого, и при этом не позволяла анализировать результаты. 

Использование Mirapolis LMS позволило создать единый стандарт для всех обучающих курсов во всех подразделениях компании. Что это значит для бизнеса? 

• Объективная оценка в ходе тестирования: стало возможным оценить компетенции сотрудников по единой шкале. 
• Детальная аналитика, которая позволяет быстро оценить эффективность обучения и при необходимости оперативно реагировать.
• Вовлечение сотрудников в процесс обучения и его развитие за счет обмена опытом. 

Стадия 2: «техническая»

Сколько сотрудников вам нужно обучать? Меньше 50? – тогда пока можно проводить короткие обучалки, храня материалы в облаке, проводить вебинары, вести статистику в MS Excel, а оповещать сотрудников о начале обучения по почте. Если сотрудников больше сотни, такие инструменты теряют эффективность: лучше организовать обучение с помощью системы дистанционного обучения (СДО). 

Выбор инструментария зависит не только от ваших задач, но и от ваших внутренних бизнес-процессов. Выделим инструментарий, который необходим для обучения сотрудников: 

• вебинары – обеспечивают широкий охват сотрудников в любой точке, новые знания передают в простой и доступной форме без необходимости вычитывать огромные тексты, живое общение или общение в чате, можно собирать статистику по посещениям. Современные сервисы дают возможность использовать инструменты вовлечения на вебинаре. Хорошо, когда сервис для проведения вебинаров интегрирован с системой дистанционного обучения. 

Например, компания «Хенкель Баутехник» благодаря этому смогла увеличить посещаемость вебинаров в 4 раза, сотрудники могли регистрироваться прямо из календаря мероприятий в СДО.

• Система управления обучением (learning management system, lms) – это комплексное решение для управления обучением, оценки его эффективности и автоматизации рутинных процессов. Систему можно установить на собственном сервере компании или хранить в облаке.      

Система управления обучением позволяет:

• автоматизировать процессы дистанционного и очного обучения, сведя рутину к минимуму;
• использовать учебные материалы в любом формате;
• проверять знания с помощью тестов, практических заданий и др.;
• контролировать прогресс обучения с помощью преднастроенных отчетов;
• сделать обучение мобильным;
• создавать индивидуальные траектории обучения сотрудников;
• осуществлять контроль и управление обучением сотрудников со стороны руководителя; 
• мотивировать и вовлекать сотрудников с помощью геймификации;
• собирать обратную связь и оповещать сотрудников;
• подключать дополнительные модули для адаптации, оценки и других HR-процессов.

Для создания базы знаний можно использовать готовый бесплатный контент, приобрести готовый курс или заказать разработку индивидуальных курсов . Если есть желание самостоятельно разрабатывать  электронные курсы, компонуя текст, графику и анимацию, можно использовать конструктор курсов.

Важно понимать: в среднесрочной и долгосрочной перспективе можно столкнуться с нехваткой инструментов обучения, поэтому отталкивайтесь от задач, чтобы не пришлось менять систему управления обучением.

Например, если одной из задач является адаптация новичков, убедитесь, что вы сможете организовать ее с помощью СДО. Для этого проверьте, сможете ли вы выстроить траекторию обучения, автоматически назначать задачи и welcome-курсы. У новичков еще нет четкого понимания организационной структуры компании – но и это можно решить с помощью справочника по всем подразделениям и или информирования о кадровых изменениях. 

Если в вашей сфере часто обновляется информация о продукте, важен обмен знаниями между сотрудниками и нужна динамичная база практических знаний, полезным инструментом может стать «Форум» или раздел «Вопросы и ответы». Так, например, они используются в компании «Хенкель Баутехник», где сотрудники технологического отдела могут быстро обратиться к коллегам-экспертам и получить оперативный ответ. 

Если вы планируете собирать обратную связь от сотрудников, должна быть возможность проводить голосования и видеть результаты в удобной форме.

Хочется больше активности от сотрудников? Можно использовать геймификацию: получение бонусных очков, статусов и доска почета для самых успешных и эффективных учеников, реальные призы в «Магазине товаров». 

Стадия 3: разработка плана запуска

Поставленные цели и выбранные функции определяют бюджет учебной программы. Предусмотрите расходы на:

• инструменты для электронного обучения;
• оплату команды обучения (в небольшой компании достаточно одного сотрудника);
• материалы для курсов, если вы покупаете их;
• оборудование, если в обычное время работники трудятся не за ПК.

После того как бюджет посчитан, составьте подробный план на согласование руководству, укажите сроки по каждому пункту, обоснуйте расходы и спрогнозируйте результаты.

Примерно план может выглядеть так:

1. Обозначить измеряемую и достижимую цель. Цель проекта, например – стандартизировать обучение во всех филиалах в России. По результатам группы тестов специалисты технического отдела должны набрать не менее 85 баллов. 
2. Выгода для компании в сравнении с действующей системой обучения или ее отсутствием. Сейчас на очное обучение уходит N дней, результаты по тестам в среднем M баллов, затраты на организацию очного обучения составляют L рублей и т. д.
3. Необходимые ресурсы: LMS, интегрированная платформа для проведения вебинаров, электронные курсы, рабочие ПК для сотрудников в филиалах, сотрудники отдела обучения (2 человека) и т. д.
4. Бюджет. 
5. Сроки – от начала запуска с датами по каждому этапу. 

Важно: при выборе СДО учитывайте не только текущие потребности (например, возможность проводить вебинары и хранить обучающие материалы в корпоративной базе), но и будущие. Например, вы планируете проводить оценку KPI или компетенций. Подумайте, как вы организуете эти процессы, будет ли возможность быстро подключить эти функции и иметь доступ к статистике в одном окне. 

Презентация плана должна быть аргументированной, лаконичной и емкой. Проводите ее при участии всех ключевых сотрудников: топ-менеджеров и начальников подразделений. В дальнейшем это позволит избежать лишних вопросов, обсуждений и эффекта неожиданности («моим подчиненным нужно что-то учить, а я не в курсе»).

После прохождения технических стадий можно переходить к работе с СДО.

Стадия 4: запуск обучения и сбор обратной связи 

На этом этапе вы можете оценить систему и понять, как ваши бизнес-процессы выглядят в системе управления обучением. Если ранее у вас не было обучения в компании, все процессы нужно будет создавать с нуля. В Mirapolis LMS предусмотрены возможности для быстрого старта в любых условиях.

Mirapolis LMS за счет широкого функционала позволяет не только организовать сложившиеся в компании практики обучения сотрудников (если они были ранее), но развивать новые процессы, расти. СДО позволяет организовать дистанционное обучение, хранить все обучающие материалы в одном месте. Их можно загружать в виде сгруппированной по различным темам структуры с правами доступа: юристам – один сегмент, отделу продаж – другой, бухгалтерии – третий. Материалы не теряются, каждый сотрудник может прочитать или посмотреть документ в любом формате.

Попробуйте создать тест и дайте его пройти сотрудникам. Проведите пробный вебинар, посмотрите статистику по результатам пробного обучения и тестам.

Сообщить сотрудникам о начале обучения можно с помощью функции оповещения в СДО, и все сотрудники тестовой группы получат персональные уведомления. Более того, здесь можно настроить маршрут согласований обучения. Так, информацию о том, что сотруднику назначено обучение, получит он сам, его непосредственный начальник, который может согласовать или не согласовать его.

На первых порах необязательно покупать и создавать дорогой контент: ролики можно снимать на смартфон, делать презентации и подбирать материалы из открытых источников информации. Вводные модули должны быть краткими, актуальными и информативными. Учтите, что одни и те же учебные блоки могут понадобиться нескольким подразделениям – это, кстати, поможет сэкономить бюджет на обучении. 

Для повышения качества контента используйте мультиформатность: короткие лекции, проектные работы, вебинары. Последние могут быть встроены в систему управления обучением, как в Mirapolis LMS). 

Постоянно собирайте обратную связь, особенно это важно на старте — для этого в СДО есть встроенные опросы и голосования  обязательно узнайте, как прошла обкатка системы. Вы увидите в каком ключе развивать обучение как скорректировать формат, подачу материала и его содержание. 

Стадия 5: внутренний PR-обучения

Сотрудники не должны учиться по приказу начальства – эффективность обучения «из-под палки» как минимум сомнительна. Обучение нужно проводить с постоянным подкреплением мотивации и чувства вовлеченности в процесс. Большую роль в этом играет внешний вид обучающего портала: красивая, современная СДО с удобным интерфейсом, интересными виджетами, привлекательными баннерами и лентой новостей создает положительный имидж у сотрудника. 

Екатерина Зинченко, тренинг-менеджер «Балтийский Лизинг» :

«Мы закупили и опубликовали на обучающем портале курсы по управленческим навыкам и личной эффективности, что помогло вовлечь в обучение руководителей подразделений.
Руководители стали активнее интересоваться результатами обучения подчиненных, и не только запрашивают эту информацию у нас, но и сами смотрят в системе Mirapolis LMS на панели руководителя».

Специальным инструментом для вовлечения сотрудников в СДО является геймификация, которая привносит в обучение соревновательный элемент: стремление получить награду – отличный способ вовлечения в образовательный процесс. Кто из сотрудников освоил больше всех курсов? – все это видно в рейтинге на образовательном портале. 

Mirapolis LMS можно использовать игровую валюту, начислять  баллы и формировать на их основе рейтинг рейтинг. Сотрудники выполняют практические задания (например, это успешно реализовано в компании «Деньгимигом»), сотрудники стараются превзойти результаты свои и коллег, заработать достижение, вырваться в топ лидеров. В результате обучение становится действительно увлекательным занятием без принуждения. 

Эффективным способом внутренней рекламы учебного курса станут новости и баннеры на корпоративном образовательном портале, летучки внутри отделов и филиалов с обсуждением учебных материалов. Чтобы отметить результат сотрудника можно выдавать сертификаты за прохождение курсов.

Активным участником внутреннего PR может стать и руководитель компании: в личном кабинете руководителя он видит активность подчиненных и сам может вовлекать новых «учеников». 

Внутренний PR учебных курсов – это не разовая процедура. Рекламировать СДО нужно с самого первого дня и в течение всего процесса обучения.

Стадия 6: оценка эффективности

Чтобы понять, выполняются ли задачи дистанционного обучения, нужна постоянная обратная связь от сотрудников. Используйте для сбора регулярной обратной связи  опросы и голосования, а на форуме создаются ветки с обсуждениями. Оценить эффективность обучения  можно также с помощью готовых типовых отчетов, которые могут быть предусмотрены в системе управления обучением. 

В Mirapolis LMS предусмотрена огромная и постоянно пополняемая библиотека готовых отчетов для всесторонней оценки обучения с глубокой аналитикой без потери данных.

Необходимо постоянно отслеживать эффективность обучения и на основе обратной связи от обучающихся, тренеров и руководителей, корректировать содержание и формат обучающего курса. Если обучающий курс перестал выполнять поставленные перед ним задачи, нужно уже перед запуском следующего потока исправить его, чтобы тот работал на достижение поставленных перед обучением целей.

Заключение: чек-лист по запуску дистанционного обучения

1. Определитесь с целью и задачами.
2. Выберите под них эффективные инструменты.
3. Составьте план запуска и бюджет проекта.
4. Протестируйте систему с помощью пробного запуска. Соберите обратную связь.
5. Организуйте внутреннюю PR-кампанию обучения и поддерживайте интерес сотрудников к обучению.
6. Оценивайте эффективность обучения и своевременно вносите изменения, чтобы придерживаться поставленных перед обучением целей.