Создание корпоративного портала начинается с поступления инициативы и одобрения ее руководством. При этом идея о том, что нужно внедрить портал, не всегда базируется на объективных потребностях бизнеса.
Условно цели внедрения можно разбить на три типа:
- хочется создать портал, потому что такие системы есть у большинства партнеров и конкурентов;
- корпоративный портал существует, но не функционирует должным образом и нуждается в доработке;
- нет портала, но есть потребность в нем для решения конкретных бизнес-задач.
Цели последних двух типов более перспективны: когда портал ориентирован на улучшение работы, а не создается для галочки, вероятность добиться успеха от его использования намного выше.
Бизнес-задачи нужно формулировать конкретно, например:
- объединить элементы корпоративной культуры;
- сократить период адаптации новых сотрудников на 20 %;
- облегчить взаимодействие сотрудников разных подразделений;
- навести порядок в системе договоров;
- ускорить процесс согласования и подписания документов на 40 % и т. д.
Портал позволяет организовать единую информационную и рабочую среду для сотрудников. Помогает донести принципы, ценности и цели компании и ориентировать персонал на их достижение. Ускоряет работу за счет автоматизации бизнес-процессов.
Определение функционала
Переходить к данному этапу необходимо, только когда есть принципиальное решение: создаем корпоративный портал. Соответственно, должно быть чёткое представление о цели и конечных пользователях портала.
Прежде всего стоит внедрить те модули, которые направлены на создание MVP (минимально жизнеспособного продукта). Важно, чтобы сотрудники могли использовать портал сразу, решая первоочередные задачи. В дальнейшем новые модули можно добавлять по мере необходимости.
В любом случае уже на первом этапе потребуются следующие блоки:
1. Организационная структура
2. Информация о компании
3. Корпоративные новости
Эти блоки обеспечат коммуникации и формирование отношения сотрудников к компании.
4. Справочник сотрудников
Этот блок упростит коммуникации между сотрудниками внутри и между подразделениями. В нем же указывается информация о новеньких и создается доска почета.
На практике примерно половина трафика среднестатистического корпоративного портала идет из раздела «Справочник сотрудников». Вместе с блоком «Структура компании» он составляет минимально жизнеспособный продукт (MVP).
5. Документы и приложения
Блок облегчает поиск необходимой информации и работу с шаблонными документами: приказами, регламентами, бланками.
6. Заявки и self-сервисы
С помощью этого блока можно упростить работу HR- и IT-отдела, бухгалтерии и административно-хозяйственного отдела за счет автоматизации подачи заявок.
На первом этапе совсем необязательно использовать только эти блоки: в зависимости от поставленных задач можно внедрить возможность совместной работы, обучение, геймификацию и т. д.
Выбор подходящего софта
От успешного решения этой задачи зависят скорость внедрения и качество готового продукта.
Есть три варианта программного обеспечения:
Типовое. Нацелено на решение определенного круга задач с минимумом настроек и без масштабирования. Самый бюджетный вариант.
Настраиваемое. ПО дорабатывается под потребности заказчика, сразу после его внедрения можно пользоваться гарантированным набором функций, в дальнейшем возможно расширить функционал, а систему масштабировать.
Уникальное. ПО разрабатывают с нуля под конкретного клиента. Оно полностью отвечает поставленным задачам и бизнес-процессам. Самый долгосрочный и дорогой вариант.
Оптимальный вариант – выбрать настраиваемое решение с необходимыми модулями и возможностью программной доработки. Обязательно нужно учесть возможность масштабирования самой системы, чтобы с ростом потребностей в развитии персонала корпоративный портал можно было быстро дополнить, к примеру, системой обучения или оценки персонала. При таком сценарии вы получите единый доступ к данным и аналитике из одной точки входа, не тратя время и деньги на интеграцию.
Рынок предлагает множество функциональных, но тяжелых решений, которые требуют серьезных вложений. Их внедрение обходится в тысячи (иногда – десятки тысяч) рублей за рабочее место, а сроки затягиваются на шесть и более месяцев.
При выборе софта важно четко знать, что нужно для решения ваших задач, и не переплачивать за ненужный функционал из принципа «а вдруг пригодится». Например, решение Mirapolis Portal можно внедрить за четыре недели, сделав его полезным для 95 % сотрудников.
Выбор компании-подрядчика
Выбрав несколько программных продуктов с подходящим функционалом, сделайте запросы поставщикам. Расскажите о своих потребностях и попросите обрисовать возможности, обозначить сроки и цены.
Уже на первоначальном этапе вы сможете оценить потенциального подрядчика по скорости реакции на ваш запрос. Если уже на первых переговорах поставщик делает все не торопясь, не укладывается в сроки, значит, и дальше работа будет пробуксовывать. Это может быть первым тревожным сигналом – но для правильной оценки нужно учитывать все этапы взаимодействия с потенциальным подрядчиком.
Изучите отзывы о компании и список ее клиентов: чем больше положительных отзывов и обширнее клиентская база, тем больше доверия заслуживает поставщик.
Внедрение системы
Чтобы ускорить процесс, весь контент для портала нужно подготовить до его внедрения. Важно, чтобы уже с первых недель внедрения системы пользователи имели к ней доступ и могли тестировать. Портал создается для удобства сотрудников и должен быть интуитивно понятным и простым. Предложения и пожелания сотрудников нужно анализировать на предмет объективной необходимости, отметая ненужный функционал.
Желательно, чтобы запланированные разделы и функции внедрили в течение 2–3 месяцев, после чего можно дорабатывать систему.
Усовершенствование портала
Улучшать функционал системы можно уже через полгода, когда будет достаточно опыта ее использования и собран массив данных.
Перед началом доработки желательно еще раз проанализировать запросы от сотрудников, чтобы ничего не упустить.
Ищете корпоративный потрал, который просто внедрить и легко пользоваться? Попробуйте Mirapolis Portal. Поддержим на каждом этапе.
