Без бумажных отчетов и прозрачно — как в FES Retail обучают и оценивают более 10 000 сотрудников

Всего за год обучение перестроили под каждый бренд компании.

Компания FES Retail — крупная сеть розничных магазинов, которая владеет около 600 магазинами под брендами RE, CR, Mo, XC и СИН.

Чтобы обучение сотрудников проходило максимально просто и удобно, в июне 2021 года компания внедрила систему дистанционного обучения Mirapolis LMS. А в марте 2022 года добавила к ней блок оценки Mirapolis Assessment. Платформа позволила настроить полноценное дистанционное обучение с прозрачным отслеживанием его эффективности.

Результаты

• Увеличили за год количество обучающихся в Mirapolis LMS сотрудников с 5000 до 10 000 человек.
• Разработали 15 курсов. Курсы впервые в FES Retail адаптированы под разные бренды компании.
• Повысили вовлеченность персонала в обучение. Каждый сотрудник теперь может отслеживать свой прогресс и планировать обучение в соответствии со своими пожеланиями.
• Впервые появилась прозрачность в результатах оценки компетенций. Информация хранится в единой системе. По результатам полугодия оценку прошли 75 % сотрудников.

Задачи

• Организовать дистанционное обучение для тысяч сотрудников по всей стране.
• Адаптировать обучение под разные бренды компании.
• Снизить временные затраты на обучение сотрудников.
• Внедрить понятную и прозрачную систему оценки результатов обучения с централизованным сбором и хранением данных.

Светлана Илюхина,

Ведущий менеджер по обучению FES Retail

Изначально у нас не было системных решений для дистанционного обучения. С годами компания разрасталась, персонала становилось все больше, и возникла потребность в обучающей платформе, которую можно использовать для развития компетенций всех сотрудников, вне зависимости от должности.

Работа с платформой

Как началась работа с Mirapolis

До внедрения Mirapolis LMS для дистанционного обучения в FES Retail было разработано два электронных курса. Директор магазина или другой ответственный сотрудник должен был выслать каждому новому сотруднику ссылки, по которым эти курсы можно было пройти. Но по разным причинам он мог не прислать эти ссылки — проконтролировать это было невозможно. Так как результаты не отслеживались централизованно, была также непонятна эффективность обучения.

Компании требовалась систематизация и автоматизация процесса обучения для получения стабильного и предсказуемого результата, а также возможность объективно оценивать результат обучения на основе данных.

При выборе платформы опирались на три ключевых критерия:

• функциональность: возможность загружать различного рода курсы и фиксировать очные мероприятия;
• удобство: удобство доступа к платформе, понятный интерфейс;
• наличие мобильного приложения.

Светлана Илюхина,

Ведущий менеджер по обучению FES Retail

Я изучала возможности других платформ, ранее работала с некоторыми из них и понимала, что они не подходят нам с точки зрения потребностей, цены или интерфейса. Mirapolis LMS лучше всего соответствовал запросам организации и был оптимален по стоимости.

Переход на обучение через Mirapolis LMS занял три месяца, с учетом доработок некоторых учебных материалов.

Сегодня FES Retail использует следующие возможности Mirapolis LMS:

• курсы;
• тесты;
• мобильное приложение;
• база знаний;
• новостная лента;
• отчеты;
• рассылки для оповещений.

В отделе обучения три человека: руководитель, собственно специалист по обучению и младший специалист для помощи ему.

При создании курсов, адаптированных под конкретный бренд, привлекается человек, отвечающий за обучение в данном бренде. Он передает запросы от сотрудников и ту информацию, которая обязательно должна быть отражена в курсе. По итогам общения с ним в отделе обучения решают, что реально сделать и в какие сроки. Также есть менеджеры от брендов, которым предоставляется доступ к платформе в качестве редактора или преподавателя.

Доступ со смартфона

Светлана Илюхина,

Ведущий менеджер по обучению FES Retail

Основная часть персонала, которая проходит обучение, — это продавцы. В магазинах у них нет доступа к компьютерам, поэтому большинство проходят обучение со смартфонов.

В рассылке новым сотрудникам транслируется информация о приложении и о том, где его можно скачать. Помимо этого, в первые же дни директор напоминает новому сотруднику, что можно заходить на платформу с браузера, а можно использовать мобильное приложение.

Возможность использовать мобильное приложение по умолчанию предусмотрена в Mirapolis LMS.

Как строится обучение

FES Retail представляет пять крупных брендов одежды, у каждого есть свои внутренние процедуры и стандарты. На обучающем портале не стали делать подразделы под них, потому что Mirapolis LMS позволяет настроить видимость курсов и материалов под каждый бренд.

Когда в компанию приходит новый сотрудник, ему на почту высылается доступ к платформе, а также автоматически назначаются обязательные курсы согласно должности. Кроме того, на главной странице портала сотрудник видит раздел «База знаний», где собрана основная информация о компании.

Состав назначаемых курсов зависит от должности. Продавец должен пройти один обязательный курс, остальные — по желанию. Менеджер — два обязательных курса и шесть тренингов в очном формате.

Если продавец хочет дорасти до менеджера, он может проходить дополнительные курсы. На платформе есть информация о том, что за помощью с развитием необходимо обратиться к директору своего магазина. Директор сделает запрос в техподдержку, которая откроет для этого сотрудника дополнительные курсы.

На обязательных курсах для продавцов дается базовая информация, где рассказывается о компании, представленных брендах, структуре магазинов, возможностях карьерного роста. Далее идут тематические модули: работа с кассой, складские операции, безопасность магазина и предотвращение потерь, визуальный мерчандайзинг и т.д. Менеджерам предоставляется та же информация, но в более продвинутом варианте, и она дополняется обучением по планированию работы и отчетности.

При прохождении обязательного обучения система самостоятельно назначает сотруднику тестирование для контроля результатов. Оценка проходит автоматически. На ее основе могут быть назначены дополнительные курсы.

Результаты очного обучения, которое проводится непосредственно в магазинах, также фиксируются в Mirapolis LMS. Руководители — директор магазина или ответственный менеджер — могут отслеживать прогресс сотрудников через информационную панель в системе.

Оценка компетенций и работа с целями

Зачем внедрили Mirapolis Assessment

До внедрения Mirapolis оценка компетенций сотрудников проходила с помощью бумажных бланков. Бланки нужно было распечатывать, заполненные бланки — сканировать, отправлять по электронной почте руководителям. Заполнение было сложно контролировать, поскольку данные оставались на уровне региональных руководителей. Возникла необходимость в инструменте для обеспечения прозрачности.

Светлана Илюхина,

Ведущий менеджер по обучению FES Retail

Через полгода работы в Mirapolis LMS мы поняли, что проходить курсы в личном кабинете гораздо удобнее, чем присылать новым сотрудникам ссылки, и руководители запросили оценку в таком же формате. Мы знали, что у Mirapolis есть решение для оценки — Mirapolis Assessment. Так как работа с Mirapolis нас полностью устраивала, не видели необходимости приобретать продукт у кого-то другого.

Перед запуском оценки в новом формате разослали директорам магазинов информационное письмо, провели обучающий вебинар, выслали инструкции, и сотрудники начали заполнять информацию.

Читайте также: Формируем мозговой центр компании – методы оценки компетенции сотрудников

Как устроена оценка знаний

Через Mirapolis Assessment оцениваются знания, навыки и профессиональные качества работников розницы — от продавцов до директоров магазинов. Оценивает себя сам сотрудник и его непосредственный руководитель. Оба результата доступны сотруднику.

Оценочные формы уже были разработаны для бумажных анкет, их нужно было просто перенести на платформу.

Что оценивается:

• знания и умения;
• организация работы;
• умение работать в команде;
• мотивация.

Для каждой должности свой набор индикаторов к этим компетенциям — это первая часть оценки. Вторая — это информация в свободной форме о том, какие сотрудник ставил перед собой цели на текущие полгода, чего удалось достичь, и какие цели он ставит перед собой на следующее полугодие.

Блок оценки в Mirapolis Assessment позволяет сотруднику иметь постоянный доступ к своей оценочной карте, чтобы в течение полугода он видел, какие он поставил цели и отслеживать свой прогресс в их достижении. Сотрудник может возвращаться к своим картам развития и анализировать — какие компетенции у него развиты, а над чем стоит поработать. При приближении новой оценки сотрудник может оценивать себя более объективно.

Светлана Илюхина,

Ведущий менеджер по обучению FES Retail

С добавлением блока Mirapolis Assessment процесс оценки стал прозрачным, а результаты фиксируются в единой системе. Процесс стало проще контролировать: если мы видим, что в каком-то магазине оценка не проводится, мы можем связаться с его руководством и выяснить причину. С помощью перехода в электронный формат мы меняем отношение к оценке, показываем ее значимость.

Читайте также: Как «Орматек» автоматизировал адаптацию и перевел на онлайн обучение в 600+ магазинах по всей России

Информирование сотрудников

Помимо собственно обучения, FES Retail использует возможности Mirapolis LMS для информирования сотрудников. Через систему сотрудники получают:

• обратную связь по итогам тренингов и курсов в автоматическом формате;
• инструкции, видео, полезные статьи;
• новости компании;
• персонализированные рассылки.

Как вовлечь в обучение сотрудников

Платформа позволяет использовать разные форматы обучения: интерактивные курсы, видео, тесты.

Чтобы обучение отвечало актуальным потребностям, продавцы и руководители отдельных магазинов и брендов могут предоставить обратную связь и предлагать свои идеи. В системе для этого предусмотрены опросники и формы для развернутых комментариев. За 2 года получилось сделать много всего интересного под каждый бренд, в том числе на основе пожеланий сотрудников курсов по запросу.

Читайте также: Обучение для продаж — как в «Астрале» обучают 14 000 партнеров и сотрудников

Впечатление от работы с Mirapolis LMS и Mirapolis Assessment

Светлана Илюхина,

Ведущий менеджер по обучению FES Retail

Сейчас, спустя два года, не только мы как инициаторы проекта хотим развивать работу с платформой, но и сами сотрудники. Изначально через систему было организовано только обязательное обучение. Сейчас сотрудники включились в работу: запрашивают дополнительные курсы, возможность индивидуальной настройки личного кабинета — под каждый бренд, под каждую должность; запрашивают новые полезные материалы.

За два года мы сделали много всего интересного под каждый бренд. Сотрудникам это нравится, потому что до использования Mirapolis, все курсы были одинаковыми.

Мы открыли для себя много возможностей, связанных с этой системой. Стали выкладывать больше полезных материалов. Рассылки оказались для нас просто находкой, так как позволяют сообщить о новом курсе или статье. Больше не нужно писать письма в Outlook на всю компанию. С помощью рассылки до каждого сотрудника доходит только нужная ему информация.

Очень удобно использовать оба решения Mirapolis вместе. Mirapolis Assessment и Mirapolis LMS полностью интегрированы друг с другом и для нас выглядят как единая система: можно собирать статистику по прогрессу сотрудника прямо из личного кабинета на обучающем портале.

Развитие проекта

Намечено несколько направлений развития.

1. Развивать кадровый резерв. Для тех, кто проявит заинтересованность в карьерном росте, система будет настроена индивидуально. Такие сотрудники получат доступ к закрытым материалам. Сейчас в компании разрабатывают тестирования, практические задания и отдельную систему оценки для этого.
2. Внедрение геймификации, чтобы еще больше вовлечь сотрудников в процесс обучения. На обучающем портале у пользователей будет рейтинг и награды за индивидуальные достижения. Возможности геймификации встроены в Mirapolis LMS.
3. Увеличение количества материалов и создание новых курсов по узким тематикам.
4. Расширение оценки: чтобы сотрудника оценивал не только он сам и его руководитель, но и коллеги, сторонние эксперты. Организовать теперь это очень легко. Но, возможно, подробная оценка будет касаться не всего персонала.

Mirapolis поможет решить любую задачу управления человеческим капиталом компании. Узнайте больше о возможностях системы и стоимости для вашей организации на бесплатной консультации со специалистами Mirapolis.