Коммуникация внутри компании — нечто большее, чем рассылка писем сотрудникам. Это не односторонний поток информации, а целая система условий, которые позволяют сотрудникам и руководству взаимодействовать друг с другом. Рассказываем, как сделать коммуникацию внутри организации эффективной.
По данным исследования OAK Engage, более трети сотрудников (36%) винят в переработках потерю времени из-за недопонимания между коллегами. Отдельная проблема — невольное искажение указаний руководства, когда кто-то что-то не услышал, не так понял или забыл передать другому… Причина, как правило, одна — неверно выстроенные внутренние коммуникации в организации.
Что такое внутренние коммуникации
Внутренние коммуникации (Internal Communications) — это бизнес-функция, которая отвечает за обмен информацией внутри компании. Это применимо ко всем типам общения на рабочем месте — и к диалогу руководителя и подчиненных, и к обмену сообщениями между коллегами. Основная цель внутренней коммуникации — способствовать открытому общению внутри организации.
В зависимости от целей внутренние коммуникации можно сгруппировать в несколько категорий:
- Экстренная связь. Каждой организации нужен надежный способ коммуникации с сотрудниками в случае возникновения внештатной ситуации. Экстренное информирование может касаться отзывов, утечек данных, неправомерных действий, проблем с безопасностью и других ситуаций, о которых ваша команда должна знать немедленно.
- Лидерская коммуникация. Руководителям часто нужно делиться нисходящей информацией о целях, изменениях, стратегиях, успехах и культуре компании. Руководство может захотеть отметить кого-то, кто отлично справляется со своей работой, объявить об инициативе или крупном клиенте или поделиться новым видением компании. Поскольку срочности меньше, видео, годовые отчеты, корпоративные электронные письма или информационные бюллетени компании могут помочь держать команды в курсе. В некоторых компаниях такого рода информация распространяется на общих собраниях или корпоративных мероприятиях.
- Информационная коммуникация. Это, безусловно, самый распространенный тип внутренней коммуникации. Существует большой объем информации, которой необходимо делиться, чтобы помочь сотрудникам выполнять свою работу. Командам могут потребоваться контрольные списки, сведения о проектах, расписаниях, информация о нормах и рабочих процессах, данные о продуктах и многое другое.
- Двусторонняя связь. Сотрудники и руководящий состав должны уметь общаться друг с другом. Эта форма коммуникации может включать в себя обмен подробностями о завершенных проектах, предоставление обратной связи, внесение предложений по процессам и признание работы друг друга. Опросы, программы поощрения сотрудников, командные чаты и собрания могут быть способами передачи этой информации.
Говоря о форме, выделяют два типа внутренних коммуникаций: вертикальные (делится на нисходящие, восходящие и диагональные) и горизонтальные.
Вертикальные коммуникации: информация передается от руководителей к подчиненным и обратно.Она может быть трех видов: нисходящая, восходящая и диагональная.
- Нисходящая коммуникация возникает, когда информационные потоки идут от начальников к подчиненным. Посредством нее руководители передают сотрудникам организационные цели, политику, должностные задания, приказы, инструкции и т.д.
- Восходящая коммуникация происходит, когда подчиненные обращаются к руководителям. С помощью коммуникации они передают свои ответы, реакции и отзывы о работе начальству.
- Диагональная коммуникация возникает, когда информация курсирует между людьми на разных уровнях, которые не имеют прямых отношений подчинения. Диагональная коммуникация используется для ускорения потока информации, улучшения понимания и координации усилий для достижения целей организации.
Горизонтальные коммуникации: диалог ведется людьми, занимающими одну и ту же должность или ранг в организации.
Кроме того, внутренние коммуникации делят на формальные и неформальные. Если общение происходит путем следования предписанным правилам и процедурам организации, это называется формальной коммуникацией. Она регулируется установленной субординацией. Когда общение не следует какому-либо предписанному правилу или процедуре, оно называется неформальным. Основой такого общения становятся спонтанные отношения между участниками. И иногда такая коммуникация оказывается более мощной и эффективной, чем формальная.
Роль HR во внутренних коммуникациях
Любой коллектив выстроит коммуникационные связи естественным образом, даже если не уделять им никакого управленческого внимания. Вопрос в том, насколько такое общение будет продуктивным и будет ли оно отвечать целям организации.
Забота об эффективном общении между сотрудниками является одной из ключевых функций отдела кадров: HR-специалисты играют важную роль в общении персонала. Отдел по работе с кадрами отвечает за донесение информации до сотрудников и общение между ними в масштабах всей компании. Но, несмотря на это, на практике полноценную стратегию внутренних коммуникаций имеют далеко не все организации.
И зря.
Потому что вот какие HR-задачи успешно закрывают грамотно выстроенные внутренние коммуникации:
- Конструктивный диалог повышает вовлеченность
Эффективная внутренняя коммуникация позволяет сотрудникам быть в курсе миссии, ценностей, целей и стратегий компании. Когда работники понимают более широкую картину, они чувствуют себя более связанными с целью организации.
Эта ясность видения имеет решающее значение для мотивации и вовлеченности. Регулярные обновления по различным каналам, таким как электронная почта, интранет и собрания команды, позволяют сотрудникам оставаться в курсе событий.
- Корпоративная культура формируется в общении
Внутренние коммуникации формируют корпоративную культуру. Сильная и последовательная система коммуникации может помочь укрепить ценности компании и объединить сотрудников. Общие собрания, электронные письма от руководства и командные мероприятия способствуют созданию единой, более сильной корпоративной культуры, которую каждый может легко понять.
- Люди работают лучше, если их выслушать
Двусторонние каналы связи, такие как опросы, форумы и каналы обратной связи, обеспечивают взаимодействие персонала. Когда руководство учитывает вклад сотрудников в процесс принятия решений, сотрудники чувствуют себя вовлеченными. Это повышает моральный дух и уровень мотивации для роста производительности.
- Сотрудники более лояльны к переменам там, где с ними говорят
Во время перемен в организации часто возникает неуверенность в том, что происходит. Но когда компания четко информирует и заверяет о переходе, это может помочь людям чувствовать себя более комфортно. Обмен информацией о том, когда что-то произойдет, кого это затронет и что будет дальше, может снизить беспокойство среди сотрудников.
- Если коммуникации выстроены в систему, проще сохранить ценные знания
Наличие централизованной системы управления знаниями, такой как базы данных и форумы сообщества позволяет людям легко делиться тем, что они знают. Это снижает потери знаний при уходе сотрудников из компании. Централизованная система также ускоряет обучение новых сотрудников, поскольку они могут легко найти необходимую информацию. В то же время цифровые инструменты упрощают эффективный сбор и обмен знаниями.
- Информированность сотрудников повышает качество их работы
Когда сотрудники хорошо информированы, они могут предложить лучший сервис при взаимодействии с клиентами. Распространение обновлений о новых продуктах, кампаниях и часто задаваемых вопросах помогает сотрудникам лучше подготовиться к работе. Это оказывает прямое положительное влияние на удовлетворенность и лояльность клиентов.
- Хорошая коммуникация улучшает репутацию организации
То, как публика воспринимает компанию, зависит от того, что говорят и делают внутри нее. Когда сотрудники осознают ценности и цели компании, это проявляется в том, как они говорят и действуют. Сотрудники, выступающие в качестве так называемых послов бренда играют большую роль в построении репутации компании посредством того, что они говорят другим.
Хорошая внутренняя коммуникация необходима для предоставления сотрудникам инструментов, необходимых им для того, чтобы активно защищать интересы компании.
- Своевременное информирование снижает потери
Внутренние коммуникации играют важную роль во время кризиса внутри организации. Быстрая и срочная реакция руководства может помочь сотрудникам сохранить спокойную рабочую обстановку и справиться с ущербом для репутации внутри компании. Регулярное предоставление обновлений помогает предотвратить слухи и ухудшение ситуации.
9. Опросы и показатели позволяют постоянно совершенствоваться
Очень важно регулярно проверять, насколько хорошо работает внутренняя коммуникация. Ее эффективность можно оценить, выяснив у сотрудников, что они думают, с помощью опросов, фокус-групп и встреч.
Инструменты внутренних коммуникаций
Инструменты внутренних коммуникаций — это виды программного обеспечения, которое используют организации, чтобы помочь своим сотрудникам общаться более эффективно.
Будь то электронная почта, обмен мгновенными сообщениями или продвинутая цифровая платформа для совместной работы, инструменты внутренних коммуникаций играют решающую роль во взаимодействии сотрудников.
Вот лишь некоторые из инструментов:
- Платформы электронной почты упрощают обмен сообщениями один на один или в группе.
- Интранет-порталы служат централизованными узлами для обмена информацией, документами и объявлениями.
- Приложения для обмена мгновенными сообщениями обеспечивают общение и совместную работу в режиме реального времени.
- Видеоконференцсвязь облегчает виртуальные встречи и обсуждения.
- Программное обеспечение для управления проектами позволяет командам общаться и совместно работать над задачами и проектами.
В конечном итоге выбор инструментов зависит от конкретных потребностей и предпочтений организации.
Для компаний с большим штатом сотрудников особенно полезной может оказаться корпоративная социальная сеть, интранет. Такие сети обладают широкими возможностями настройки и могут использоваться для обмена знаниями между отделами и распространения документов. Самое главное, что благодаря таким сетям все сотрудники, независимо от того, работают ли они в поле или в офисе, остаются в курсе событий, происходящих в компании.
Более простое решение, подходящее даже малому и среднему бизнесу — корпоративный портал. Например, в готовом решении Mirapolis Portal значительно упрощает вертикальные и горизонтальные коммуникации, здесь есть возможность создания базы знаний, обмена документами с коллегами, общения в чатах и личных сообщениях.
Другой полезный инструмент — системы обмена мгновенными сообщениями. Они помогают быстрому и простому общению сотрудников, когда, например, нужно задать вопросы, подтвердить детали и прояснить рабочие моменты.
Читайте также: Что такое корпоративный портал Mirapolis Portal.
В отличие от электронной почты, которая может быть медленной и громоздкой, обмен мгновенными сообщениями позволяет сотрудникам общаться в режиме реального времени, позволяя быстрее принимать решения.
Возможности интранета и систем обмена сообщениями в себе объединяют цифровые платформы для управления персоналом. Они особенно полезны для компаний, члены команды которых работают на местах, потому что они централизуют все бизнес-процессы и поддерживают связь между сотрудниками.
Хорошие HCM-системы включают в себя инструменты обмена мгновенными сообщениями, функции планирования, базу знаний, инструменты управления персоналом, а также возможности обучения и адаптации. Они используют push-уведомления, чтобы оповещать сотрудников о сообщениях, обновлениях и изменениях в расписании, чтобы они никогда не пропустили важную информацию.
Все нужные функции, например, предусмотрены в единой системе управления человеческим капиталом Mirapolis HCM. Помимо информирования всего штата с помощью красочных страниц и индивидуальных разделов, здесь можно управлять развитием сотрудников с момента найма и на протяжении всей жизни в компании, отслеживать их результаты и анализировать все нужные HR-специалисту и руководителям данные.
Как улучшить коммуникацию на работе: лучшие практики
Вот несколько универсальных советов о том, как улучшить внутреннюю коммуникацию в организации:
1. Начните со стратегии
Все хорошее начинается с понимания целей и плана. Поэтому, прежде чем что-либо реализовывать, подумайте, чего вы хотите достичь с помощью стратегии внутренних коммуникаций.
Вы хотите, чтобы люди чувствовали себя более вовлеченными в то, что происходит в компании? Хотите сосредоточиться на создании ощущения «мы одна большая семья» между сотрудниками из разных офисов и на удаленке? Или вы хотите проинформировать людей о том, где они могут получить доступ к определенной информации? Или, может быть, комбинация всего вышеперечисленного?
2. Привлеките руководство к работе
Вот хороший пример того, как важно руководство, поддерживающее стратегию внутренних коммуникаций организации:
Компания, насчитывающая более 7000 человек, решила начать использовать платформу внутренних коммуникаций. Их главная цель состояла в том, чтобы охватить и вовлечь своих рассредоточенных работников, в основном «синих воротничков».
Однако внутри управленческой команды разгорелись жаркие дебаты о том, должны ли руководители полноценно участвовать в работе платформы. Некоторые менеджеры выступали за полное раскрытие информации, в то время как другие просто хотели следить за тем, чем обмениваются подчиненные, не позволяя сотрудникам отправлять им сообщения. В итоге система не заработала в полную силу своих возможностей, а работники зачастую не понимали, по каким правилам коммуникации живет отдельно взятое подразделение.
3. Команды IC и HR должны сотрудничать
Если в вашей организации есть специальная команда по внутренним коммуникациям, важно, чтобы команды HR и IC работали в тесном сотрудничестве. Оба отдела регулярно общаются с сотрудниками, поэтому для них вполне естественно согласовывать такие вещи, как, например, тон, форма и частота сообщений.
В отдельных случаях это означает утверждение единых правил коммуникации в компании или запуск команды, которая станет своего рода информационным центром, редактирующим и оформляющим внутренние письма и полностью ведущим работу над корпоративным порталом.
4. Внедряйте традиции общения на этапе адаптации
Новые сотрудники, как правило, завалены информацией: сведениями о том, где припарковаться или где пообедать, информацией, связанной с работой, и, конечно же, данными коллег, с которыми им нужно познакомиться.
Включение краткого руководства по внутренним коммуникациям — возможно, в сочетании с простым видеоруководством — в адаптацию сотрудника может творить чудеса.
Обучайте новых сотрудников использованию различных платформ и инструментов коммуникации, расскажите им, где они могут найти определенную информацию и к кому могут обратиться, если у них возникнут вопросы.
5. Лучше меньше, да лучше
Если у вас слишком много различных инструментов и систем, о которых вы делитесь информацией, сотрудники будут пользоваться ими не продуктивно, так как просто потонут в общем количестве информации.
В каждой организации как минимум есть электронная почта, видеозвонки, внутренние сообщения и централизованные облачные системы хранения данных. Инструменты внутренних коммуникаций могут быстро накапливаться.
Вся информация организации должна быть централизована, например, с помощью HCM-системы или корпоративного портала. Каждый сотрудник должен знать, что в единой системе, такой как Mirapolis HCM, будет доступно буквально все: документы, объявления, справочник сотрудников и многое другое.
6. Выстраивайте обратную связь
Пробуйте новое и исследуйте, что работает, а что — нет. Поощряйте сотрудников высказываться, давать свои оценки процессам компании и делиться идеями. Все это возможно, только если они будут чувствовать, что их слушают и слышат.
Главные выводы
Важность системы внутренних коммуникаций нельзя игнорировать: от нее зависит деятельность и самочувствие каждого в организации, а это влияет на общий потенциал компании в целом. А благодаря распространению удаленной работы создание единого и безопасного пространства для общения и совместной работы сейчас важнее, чем когда-либо.
Инвестиции в правильные инструменты внутренней коммуникации сложно переоценить. Они могут помочь преодолеть чувство разрозненности в коллективе и создать более сплоченную рабочую среду, помогут гарантировать, что все сотрудники окажутся на одной волне и получат полный доступ к информации, необходимой им для эффективного выполнения своей работы.
Какие инструменты лучше всего подойдут для вашей команды? Ошибиться в выборе, на самом деле, сложно. Куда печальнее будет не выбирать и пустить общение в организации на самотек.