Сотрудникам часто приходят в голову хорошие идеи. Одна из них – внедрение корпоративного портала. Когда варишься внутри коллектива, видишь, как сложно адаптироваться новичкам и как непросто порой получить информацию и найти нужного сотрудника. Необходима система!
Объединение всех данных в одном месте – верный путь к порядку и повышению эффективности работы. В этом на личном примере убедилась администрация сети кафе быстрого и здорового питания «ПРАЙМ», где запустили корпоративный портал Mirapolis Portal и систему управления обучением Mirapolis LMS.
Как изменилась ситуация в «ПРАЙМ» с использованием портала
В сети – 100 кафе по Москве и МО. В сегменте fastfood традиционно высокая текучка кадров. Назрела необходимость поддерживать единые стандарты работы и быстро адаптировать новичков. Руководитель корпоративно-образовательного портала команды PRIME Елена Маясова предложила использовать решения Mirapolis.
С помощью Mirapolis Portal удалось улучшить коммуникации, добиться большей вовлеченности сотрудников, упростить и ускорить распространение информации и повысить эффективность бизнес-процессов. Сократился срок адаптации персонала, повысились уровень сервиса и скорость обслуживания, выросла выручка.
Все корпоративные знания собрали в одной системе, пропал хаос, и в центральный офис больше не обращаются с многочисленными однотипными вопросами – ответы на них есть на портале! Все рецепты хранятся в единой базе: при смене повара новый сотрудник готовит по корпоративным стандартам. Если меняется рецепт, все вовремя узнают, что нужно готовить по-новому.
Почему руководитель отказывается?
Все мысли руководителя можно условно разделить на пять:
- Вероятно, он хочет корпоративный портал, но почему-то не внедряет. Таких «почему-то» может быть несколько: не до конца уверен, что это нужно; не хочет возиться; появляются более важные дела; раньше жили без этого и ничего… В таком случае нужно продемонстрировать реальные выгоды от внедрения корпоративного портала в вашей компании.
- Был неудачный опыт ранее, возможно, на другом месте работы; неудачный опыт партнеров – внедрили, вложили деньги, а люди не пользуются порталом или другие стоп-факторы. Здесь важно понять, что мешает принять решение, и убедить в его принятии на фактах.
- Идей много, ресурсов мало. IT-директор требует обновить оборудование в серверной, руководитель HR-департамента – открыть новые вакансии, отдел маркетинга – запустить новую тестовую кампанию… Приходится отказывать людям, а тут еще идея с корпоративным порталом. Убедите руководителя, что затраты окупятся, приведите в доказательство расчеты.
- Не хочет финансировать. Возможно, желает больше вкладывать в другие направления или думает, что корпоративный портал – это дорого. Наглядно показать, что благодаря готовым решениям эффективность работы сотрудников существенно возрастает.
- Не хочет выделять людей. Боится, что, занимаясь порталом, команда запустит основную работу. Тут достаточно привести пример «ПРАЙМА», где всего один человек за три месяца запустил корпоративный портал с нуля.
Как переубедить руководителя – план действий
Выявляем боли компании
Чаще всего среди них оказываются:
- Беспорядок в документах: путаница со стандартами, регламентами, шаблонами бланков.
- Куча рутинных задач с заявками отнимает у сотрудников много времени и усилий, и нет понимания, как это автоматизировать.
- Низкая лояльность сотрудников – игнорирование целей и ценностей компании, корпоративной культуры, отсутствие желания работать лучше.
- Сложности в коммуникациях – сотрудники не могут разобраться, кто чем занимается, кто за что отвечает и как связаться с нужным человеком.
- Большая текучка, из-за которой много средств уходит на поиски, адаптацию и обучение сотрудников.
- Руководитель понимает необходимость внедрения интранета, но не знает, с какой стороны подойти к этому вопросу и кому его доверить.
Общаемся с руководителем вживую
Вы четко понимаете, что корпоративный портал устранит большинство проблем с внутренними коммуникациями в компании, но, прежде чем настаивать на его внедрении, нужно узнать мнение руководителя.
В личной беседе с руководителем выскажите мнение, что в сложившихся условиях корпоративный портал принесет компании пользу. Если находите отклик на предложение, начинайте детально разбираться в вопросе и готовить презентацию для защиты проекта. Если идею не поддержали, соберите больше доказательств в ее пользу и повторите попытку.
Проводим предварительное совещание
Если идея одобрена руководителем, перед подготовкой презентации проекта проведите небольшое исследование и предварительное совещание.
Общаемся с руководителем и узнаем:
- насколько задача актуальна;
- какие проблемы из списка важны для решения;
- берем на себя ответственность изучить рынок, предложить конкретное решение и подготовить презентацию;
- узнаем, что конкретно руководитель хочет видеть в презентации;
- озвучиваем, сколько времени займет подготовка, заверяем, что она не отвлечет от основной работы, называем точную дату (с запасом, нарушать срок нельзя).
Готовим презентацию
План презентации лучше построить так:
- Текущее состояние компании. Вступление с пометками, где можно что-то улучшить. Например, отметить сложности в поиске информации и коммуникациях, отсутствие единой библиотеки шаблонов документов и так далее. При этом важно показать компанию в позитивном ключе и подвести к тому, что внедрение портала повысит имидж и эффективность работы.
- Оценить проблему в деньгах. Делается опционально, только если точно понятны цифры. К примеру, можно просчитать, во сколько обходится компании превышение среднего уровня текучки по рынку, сколько рабочего времени сотрудники тратят на поиск информации и так далее.
- Решение. Предложить корпоративный портал и рассказать, как он поможет решить каждую из озвученных проблем. Нужно представить конкретные кейсы и озвучить ожидаемый эффект – цифры должны быть адекватные.
- Ожидаемый результат от внедрения портала. Подводим итоги по каждой проблеме с суммой возможной экономии. Даем общую сумму ожидаемого экономического эффекта от портала. Описываем дополнительные выгоды, которые нельзя оценить в цифровом измерении: создание комфорта для работы, возможность обсуждать проблемы на форуме и так далее.
- Оценка бюджета. Нужно учесть стоимость ИТ-решения, собственные трудозатраты и трудозатраты ИТ-специалиста, человека или людей, которые будут вести новостную ленту. Указать сроки внедрения.
После выступления получите обратную связь по презентации. Возможны дополнительные вопросы и уточнения. Когда обсуждение закончится, предложите внедрить портал. Для этого продумайте дальнейший план действий, например:
- собрать пожелания всех заинтересованных подразделений;
- утвердить список с генеральным директором.
Что делать дальше?
Когда решение «порталу быть!» принято и список пожеланий утвержден, составьте план по реализации проекта.
- В первую очередь изучите рынок решений и сделайте сравнительный анализ. Детальное знакомство с предложениями поможет получить демоверсии вендоров. Как правило, они есть у всех поставщиков, предлагающих облачные решения. Главные критерии выбора:
- наличие инструментов для реализации необходимого функционала;
- простой и интуитивно понятный интерфейс;
- легкая настройка;
- отзывчивость вендора – помощь в реализации проекта, техподдержка, оперативное реагирование.
- Получите конкретные предложения по бюджетам и срокам и выберите поставщика.
- Заключите договор с вендором и начинайте работу.
- Внедряйте портал поэтапно, следуя принципу, сначала приоритетные функции, а затем все остальные.
- Перевести решение в эксплуатацию. Недостаточно назначить дату запуска, нужно привлечь максимум внимания и вызвать заинтересованность у сотрудников. Освещайте запуск корпоративного портала, можно даже связать старт со значимой для компании датой. Это поможет привлечь к проекту больше внимания.
План действий согласуйте с руководителем, после чего приступайте к его реализации.
