Обучение и развитие сотрудников (Learning and Development, L&D) — один из ключевых элементов успеха организации. Но, чтобы ресурсы не тратились впустую, выбор образовательной траектории должен быть системным и обоснованным. Один из наиболее ценных инструментов L&D — матрица обучения. Разбираем, что это такое.
Что такое матрица обучения персонала
Казалось бы, все осознают ценность грамотно подготовленных сотрудников. Об этом написаны тысячи исследований и статей, выстраиванию образовательных стратегий персонала посвящает свое время каждый неравнодушный к своим задачам HR-специалист. Но разработка и внедрение по-настоящему толковой L&D-стратегии почему-то остается задачей без решения, особенно для большой организации. Все дело в том, что специалисту по работе с персоналом приходится иметь дело со множеством внутренних команд, разными стилями, предпочтениями и темпами получения знаний отдельных сотрудников.
Систематизировать этот массив требований к навыкам и ничего не упустить помогает матрица обучения. Как правило, она представлена в виде сложносочиненной электронной таблицы, которую HR-менеджеры используют для отслеживания обучения сотрудников внутри компании. Поскольку каждая организация уникальна, есть много параметров, которые могут быть включены в такую матрицу в зависимости от конкретной рабочей среды и ее требований. А с внедрением цифровых HCM-решений матричный подход вышел на новый уровень управления данными о развитии персонала.
Читайте также: Обучение сотрудников: как спланировать, чтобы получить желаемый результат?
По сути, матрица обучения служит дорожной картой развития персонала. В ней подробно описываются навыки и компетенции, которые необходимо приобрести каждому сотруднику, и перечисляются доступные для этих целей учебные модули.
Вот некоторые цели и задачи, которые может успешно решить HR-специалист, используя матрицу обучения:
| Матрица обучения | |
| Цель | — Систематизировать и отслеживать статус обучения и требования к каждому сотруднику. |
| Фокус | — Фокусируется на документировании и управлении процессом обучения отдельных сотрудников. |
| Процесс | — Включает в себя перечисление сотрудников вместе с соответствующими навыками и программами обучения, отслеживание выполнения и соответствия требованиям. |
| Результат | — Предлагает всесторонний обзор того, кто и чему обучался и какое обучение ожидает обучения. |
| Применение | — Используется для текущего управления и отслеживания учебной деятельности. |
| Гибкость | — Может устареть, если регулярно не обновляться в соответствии с изменениями в требованиях к обучению. |
Кому нужна матрица обучения? Если кратко: всем, но разная. Поскольку каждая организация уникальна, есть много параметров, которые могут быть включены или не включены в матрицу обучения. Объем и глубина такой матрицы зависит от конкретной рабочей среды и требований к обучению в каждой отдельной компании.
Плюсы и минусы подхода
Чтобы понять, нужна ли матрица обучения вашей организации, имеет смысл взвесить плюсы и минусы. Да, она успешно решает вопросы согласованности планов развития сотрудников и стратегии компании. Но при этом важно знать, что ее использование требует постоянного обращения к ней и оперативного внесения изменений, адаптации к индивидуальным и организационным потребностям.
Вот некоторые преимущества и недостатки метода, которые выделяют в академии для HR-специалистов AIHR:
Преимущества:
- Выявление пробелов в навыках: с помощью нее легко обнаружить нехватку квалифицированных кадров среди рабочей силы; она делает обучение целевым.
- Оптимизация графиков обучения: позволяет планировать графики обучения и управлять учебным календарем каждого сотрудника без накладок.
- Улучшение качества работы: обеспечивает надлежащую подготовку сотрудников для выполнения их задач.
- Повышение вовлеченности и удержания сотрудников: позитивно влияет на удовлетворенность сотрудников, предоставляя четкие возможности для карьерного роста и способствуя ощущению прогресса.
- Объективное измерение производительности: способствует достижению прозрачных и измеримых целей производительности, связанных с результатами обучения.
Недостатки:
- Трудоемкое обслуживание: требует регулярных обновлений и управления, что может занимать много времени, особенно в крупных организациях.
- Возможность неточностей: есть риск ошибок в данных, особенно если они не обновляются регулярно или не управляются должным образом.
- Универсальный подход: может не учитывать индивидуальные стили обучения или специфические нюансы работы, что приводит к обобщенному подходу к обучению.
- Потенциальный чрезмерный акцент на формальном обучении: может привести к чрезмерной зависимости от формальных программ обучения в ущерб практике и программам наставничества.
- Ограниченная гибкость: имеет ограниченную способность быстро адаптироваться к внезапным изменениям в требованиях к навыкам или организационным приоритетам.
Матрица обучения и матрица навыков: отличия
Сам матричный подход для HR не нов. Например, в управлении персоналом широко используются матрицы компетенций или матрицы навыков. И именно с ними чаще всего путают матрицу обучения. Но есть существенные различия.
Матрица навыков похожа на моментальный снимок текущих знаний и умений сотрудников. Матрица обучения — это дорожная карта для их развития. Она покажет, куда и как им двигаться, чтобы заполнить пробелы в знаниях, и обозначит их неудачи и достижения на этом пути, которые можно использовать для дальнейшего анализа и составления индивидуальных планов развития.
Читайте также: Как Mirapolis HCM помогает разрабатывать и контролировать выполнение ИПР.
Вот краткая сравнительная таблица двух матриц:
| Матрица обучения | Матрица навыков |
| — Показывает навыки и уровни знаний каждого сотрудника, а также сроки и цели их обучения. | — Показывает текущие навыки и уровни квалификации каждого сотрудника. |
| — Помогает повысить эффективность, производительность и вовлеченность персонала. | — Помогает выявить и восполнить пробелы в навыках в организации. |
| — Может быть матрицей обучения навыкам или матрицей перекрестного обучения, в зависимости от типа требуемого обучения. | — Может быть использован в качестве отправной точки для дальнейших процессов обучения, направленных на достижение целей компании. |
| — Отслеживает приобретение навыков и устраняет препятствия в процессе. | — Предоставляет обзор текущего состава навыков в компании. |
Оба инструмента важны и дополняют друг друга. Так, матрица навыков служит отличной базой для составления матрицы обучения.
Можно ли использовать только матрицу навыков? Да, если нет цели введения системного L&D-подхода. Например, это актуально для небольших компаний, где обучение персонала ведется по адресным заявкам и носит точечный характер.
Но матрица обучения необходима там, где программы развития носят цикличный характер, курсов несколько или много, их назначение зависит от оценки компетенций конкретных сотрудников и планов их подразделений. Слишком много факторов нужно учесть, и без фиксации этих данных и выстраивания неких алгоритмов не обойтись.
Как составить матрицу обучения
Матрицу обучения удобно составлять на основе матрицы навыков, к которой по группам или отдельным сотрудникам назначаются конкретные мероприятия по развитию.
Например, матрица обучения может включать такие данные:
Информация о сотрудниках:
- ФИО сотрудника.
- Название должности.
- Отдел.
- Дата начала работы.
- Имя руководителя/супервайзера.
Ключевые компетенции:
- Список основных компетенций, специфичных для каждой должности.
- Текущий уровень владения навыком (например, начальный, средний, продвинутый).
- Желаемый уровень квалификации для должности.
- Gap-анализ (текущий и желаемый уровень навыков).
Технические навыки:
- Специфические технические навыки, имеющие отношение к работе.
- Текущая оценка квалификации.
- Необходимые сертификаты или квалификации.
- Дата последней оценки/обновления навыков.
Soft skills:
- Ключевые soft skills (например, коммуникация, работа в команде, решение проблем).
- Оценка текущего уровня владения soft skills.
- Заметки о поведенческих индикаторах или наблюдаемых примерах.
Потребности в обучении:
- Выявленные пробелы в ключевых компетенциях и технических навыках.
- Рекомендуемые программы обучения или курсы.
- Уровень приоритета каждой потребности в обучении (высокий, средний, низкий).
- Планируемые сроки завершения.
Цели профессионального развития:
- Краткосрочные и долгосрочные карьерные цели сотрудника.
- Планируемые инициативы или программы для поддержки этих целей.
- Сроки достижения цели.
Отслеживание прогресса:
- Учет выполненных мероприятий по обучению и развитию.
- Повторная оценка навыков после тренировки.
- Влияние обучения на производительность труда.
- Обратная связь от сотрудников и руководителей.
Дополнительные примечания:
- Конкретные замечания или рекомендации HR-отдела или менеджеров.
- Любая другая информация, относящаяся к делу.
Выглядит по-настоящему устрашающе, не так ли?
До составления такого списка кажется, что самый простой способ создания матрицы обучения лежит на поверхности: нужно сделать табличку с ячейками в Excel или Google Sheets. Но, стоит перечислить нужные для отслеживания параметры, становится понятно, что такие таблицы для каждого сотрудника или роли очень сложны в обслуживании. К тому же они не подходят для крупных организаций. Компаниям с большим количеством сотрудников, скорее всего, будет сложно хранить и поддерживать данные матрицы обучения вручную.
Здесь на помощь приходят автоматизированные решения.
Например, использование комплексной системы Mirapolis HCM позволяет легко организовать сбор потребности в обучении по всей компании, спланировать и внедрить очное и онлайн обучение, управлять процессом его проведения. Здесь же удобно построить программы обучения для различных категорий сотрудников и управлять их назначением и прохождением. То есть, по сути, сам подход к выстраиванию стратегии обучения с помощью Mirapolis HCM выстроен по матричным параметрам, которые каждая компания может настроить под себя.
По сути, современные HR-tech решения уже включают в себя возможности матрицы обучения. А использование HCM-решений и готовых систем управления обучением (LMS), может кратно повысить эффективность применения этого метода систематизации данных.
Так, алгоритмы готовой системы дистанционного обучения Mirapolis LMS изначально учитывают логику матрицы обучения. Нужные курсы здесь назначаются сотрудникам автоматически при изменении отслеживаемых параметров (добавление в систему, смена должности или отдела, результаты обучения, стаж работы и др.). При этом в системе можно отслеживать не только дистанционное, но и очное обучение, как внутреннее, так и у внешних провайдеров. И, что важнее всего при использовании любых систем систематизации данных, здесь есть встроенные алгоритмы создания автоматических отчетов по эффективности — более 40 вариантов и их количество постоянно увеличивается.
Как применять матрицу обучения
Вот что советуют сделать эксперты профильного портала HR Lineup и академии AIHR до, во время и после составления матрицы обучения, чтобы она заработала в полную силу:
1. Проведите анализ потребностей в обучении
Это основа всего процесса управления обучением. Этот шаг включает в себя детальную оценку текущих возможностей персонала в сравнении с требуемыми навыками и компетенциями.
Какие навыки, знания и умения необходимы вашей организации для достижения поставленных целей? Каковы ожидаемые результаты и преимущества обучения? Как вы будете измерять успешность обучения?
На эти вопросы необходимо ответить перед созданием матрицы обучения. Вы можете установить четкие и реалистичные цели и задачи обучения, используя критерии SMART.
Используйте такие методы, как опросы сотрудников, индивидуальные интервью, прямые наблюдения, данные о производительности труда и требования к компетенциям для конкретных ролей. Этот шаг имеет решающее значение для согласования обучения как с индивидуальными карьерными целями, так и с целями организации.
2. Разработайте матрицу навыков
После определения потребностей в обучении следующим шагом является создание матрицы навыков. Этот инструмент наглядно представляет навыки и уровни квалификации каждого сотрудника по различным компетенциям, связанным с его ролью. В нем подчеркиваются сильные и слабые стороны персонала, что позволяет проводить целенаправленные мероприятия по обучению.
Матрица навыков, как правило, классифицирует различные уровни владения и может быть использована для выявления сотрудников с высоким потенциалом для руководящих должностей или специализированных задач. Это также отличный инструмент для планирования преемственности и управления талантами.
3. Создайте матрицу обучения
О том, как это сделать, мы подробнее рассказали выше. Еще один совет: важно определить, кого вы включите в матрицу обучения. Это могут быть как отдельные сотрудники, так и конкретная группа или отдел. Необходимо учитывать роли и обязанности каждого, а также уровень знаний и опыта, которыми он обладает. Также для эффективности можно сгруппировать сотрудников по их должностным обязанностям, наборам навыков или карьерным путям.
4. Начинайте процесс обучения
Этот шаг включает в себя организацию и проведение реальных тренингов, которые могут варьироваться от внутренних мастер-классов и семинаров до онлайн-курсов или внешнего обучения.
Эффективность этих программ зависит от их соответствия выявленным пробелам в навыках и предпочтениям сотрудников в обучении. Регулярная обратная связь и участие на этом этапе жизненно важны для обеспечения эффективности и хорошего восприятия обучения.
Чтобы добиться максимального успеха в обучении, сочетайте различные методики и форматы, например совмещайте очное обучение с использованием цифровых LMS-платформ. Поощряйте наставничество и взаимный обмен опытом в кейс-клубах или клубах по интересам. Такой смешанный подход гарантирует, что обучение будет более увлекательным, доступным и приведет к лучшему запоминанию и применению новых навыков.
6. Мониторьте и обновляйте матрицы
Для поддержания актуальности и точности матриц навыков и обучения их необходимо регулярно пересматривать и обновлять. Это помогает отслеживать развитие навыков сотрудников и корректировать программы обучения. Регулярные обновления также гарантируют, что организация сможет быстро реагировать на изменения в отрасли или на рынке.
7. Оценивайте и корректируйте
Заключительный шаг посвящен оценке эффективности обучающих программ и общей стратегии развития. Это можно сделать с помощью различных методов, таких как оценка производительности, оценка навыков, обратная связь от сотрудников и измерение влияния на бизнес-результаты.
Читайте также: Как упростить проведение Performance review без потери качества.
Главные выводы
Матрица обучения неоценима для организаций, которые хотят дать своим сотрудникам возможность полностью раскрыть свой потенциал.
Ее использование:
- Предоставляет подробный обзор потребностей. Рационализация учебной деятельности всей компании — это не просто прогулка по парку, и она может быть выполнена эффективно только с помощью правильного набора инструментов. Именно здесь на помощь приходит матрица обучения, позволяющая следить за несколькими аспектами программы обучения и развития более простым способом.
- Помогает уложиться в сроки. Иметь четкие цели — это одно, а убедиться, что все идет по плану — совсем другое. Вот почему очень важно добавить дедлайны для каждого этапа процесса обучения в матрицу обучения.
- Помогает повысить уровень удержания сотрудников. Люди преуспевают тогда, когда понимают, что от них требуется, чтобы продвинуться по карьерной лестнице. Поэтому наличие более четкой дорожной карты развития положительно влияет на удержание сотрудников.
- Повышает производительность ролей. Как показал опрос, проведенный компанией Glint, 97% сотрудников хотят увеличить время обучения или, по крайней мере, сохранить текущий объем. Чем выше уровень квалификации ваших сотрудников, тем лучше они будут выполнять свою роль.
Благодаря применению в работе встроенной в цифровые HR-решения или собранной вручную матрицы обучения, HR-специалист может быть уверен, что программы обучения в организации помогут достичь максимальной производительности.
