Чек-лист: какая HCM-система нужна вашей компании

Выбор подходящей системы управления человеческим капиталом (HCM) может быть сложным. Обилие предложений на рынке вызывает, скорее, растерянность, чем ускоряет принятие решения. Чтобы быстрее найти лучший вариант, воспользуйтесь нашим чек-листом. В нем мы собрали ключевые факторы, которые важно учитывать, выбирая HCM-решение.

Зачем нужна HCM-система

Сегодня требования, предъявляемые к HR-отделам, выше, чем когда-либо.
Специалистам по управлению персоналом нужно охватить задачи:

Кадрового планирования: оценивать потребности компании в рабочей силе и ее квалификации.
Компенсационного планирования: обеспечивать конкурентоспособные зарплаты и выстраивать системы дополнительных вознаграждений для повышения продуктивности.
Рекрутинга и найма: отыскать, оценить и нанять лучших кандидатов на рынке.
Адаптации: быстро и эффективно сделать новых сотрудников частью единого целого.
Обучения: предоставить сотрудникам возможности и ресурсы для совершенствования их навыков и способностей.
Учета рабочего времени и посещаемости: верно рассчитать и отслеживать рабочее время и продуктивность каждого сотрудника в человеко-часах.
Расчета заработной платы: корректно рассчитать заработную плату и компенсации, отслеживать финансовую документацию и транзакции.
Управления эффективностью: постоянно повышать вклад сотрудников в организацию с помощью грамотной постановки целей, анализа продуктивности и мотивации.

При этом ожидания сотрудников также изменились, найти и удержать ценного кандидата становится все сложнее.

Читайте также: Что делать с главной причиной увольнения зумеров.

Чтобы справиться с таким массивом задач и вести организацию к новым высотам, HR-менеджеру не обойтись без использования цифровых технологий. Современные решения по управлению человеческим капиталом — HCM-системы (Human Capital Management) успешно оптимизируют практически каждый шаг работы с персоналом.

При этом HCM-решения помогают не только работодателям, удовлетворяя их потребности в качественной рабочей силе, но и самим сотрудникам. Возможности таких систем направлены на постоянное улучшение благополучия сотрудников, так как они учитывают в своих алгоритмах лучшие мировые практики подбора, адаптации, обучения и развития персонала.

HCM-решение — это не только инструмент управления персоналом для HR-отдела, но и функциональное рабочее пространство, объединяющее всех сотрудников под флагами продвинутой корпоративной культуры и общих целей.

Чек-лист для выбора HCM-системы (контрольный список требований)

Выберите из нашего чек-листа задачи, которые вы рассчитываете решить с помощью HCM-системы, и сравните список с возможностями предложенных вариантов.

Читайте также: 7 шагов для перехода с SAP SuccessFactors на отечественную HCM.

Требование №1 — Точный и быстрый подбор кадров..

Вот что должна уметь продвинутая HCM-система.

Автоматизировать полный цикл подбора с момента заявки до выхода на работу нового сотрудника
Быстро подобрать необходимых кандидатов.
Контролировать все этапы подбора сотрудника.
Наладить эффективную коммуникацию с заказчиком.
Систематизировать всю историю подбора в одном источнике.
Создать единую базу кандидатов и вакансий.
Автоматизировать поиск по подборным сайтам, размещение вакансий и сбор откликов.

Требование №2 — Эффективная и недорогая адаптация персонала.

Обратите внимание на HCM-решение, которое помогает:

Сократить время на адаптацию новых сотрудников, обеспечить максимально быстрое включение их в работу.
Обеспечить дополнительную мотивацию, повышение лояльности к компании и надежный фундамент для дальнейшего максимального раскрытия потенциала сотрудников.
Интегрировать процесс адаптации в общую модель жизненного цикла сотрудника в компании.
Дает средства анализа и контроля адаптации для руководства и департамента HR.
Назначать ответственных наставников для конкретных развивающих активностей.

Требование №3 — Качественное обучение сотрудников.

Хорошая HCM-система должна справляться с задачами:

Сбора потребности в обучении персонала.
Формирования и согласования годового плана и бюджета на обучение.
Планирования и организации очного внутреннего и внешнего обучения, управления процессом его проведения.
Организации дистанционного обучения и тестирования знаний сотрудников.
Поддержки международных стандартов SCORM, AICC, QTI 2.0, TinCan.
Управления обязательным и дополнительным обучением, контроля сроков прохождения обязательного регулярного обучения.
Построения программ обучения и управления их назначением и прохождением.
Анализа результатов обучения и оценки его эффективности.
Планирования учебных мероприятий с учетом очереди запросов, желаемых и имеющихся мест проведения, их вместимости, занятости материальных ресурсов и преподавателей.

Требование №4 — Оценка компетенций.

Ваша HCM-система должна помочь:

Оперативно выявлять компетенции, требующие развития как у отдельных работников, так и у целых команд.
Непрерывно оценивать деятельность и результативность сотрудников (Continuous Performance Management).
Выявлять потребность в обучении на основе выявления недостаточно развитых компетенций.
Ранжировать персонал, в т.ч. с целью сокращения/высвобождения недостаточно компетентных работников.
Сформировать пул кандидатов в кадровый резерв.
Обеспечить высокий уровень совместимости членов внутрикорпоративных проектных групп.
Настроить систему вознаграждений, оценивая не только KPI или «рынок заработных плат».

Требование №5 — Развитие и поддержка талантов.

Продвинутое HCM-решение должно учитывать современные принципы управления талантами и помогать:

Создавать и управлять различными кадровыми резервами (кадровый резерв на ключевые должности, HiPo и пр.).
Использовать наглядные инструменты для выявления талантов и идентификации готовности сотрудников на соответствие занимаемой должности/замещение ключевых должностей.
Визуализировать для сотрудников возможности развития их карьеры и формировать рекомендации по развитию для продвижения по карьерной лестнице.
Формировать рекомендации по развитию, составлять индивидуальные планы развития, назначать наставников.
Формировать матрицы потенциала по всей компании, отдельным орг. единицам, проводить калибровку результатов.
Проводить кадровые комитеты для принятия решений о продвижении сотрудников.

Требование №6 — Управление вознаграждениями.

Важно, чтобы ваше HCM-решение упрощало выполнение задач компенсационного планирования. Ищите системы, в которых есть:

Поддержка различных планов премирования с возможностью их привязки к должностям.
Расчет премий на основании оценки результативности сотрудников и подразделений.
Создание новых планов премирования в конструкторах системы.
Управление бюджетами на премии, формирование прогнозов премиальных выплат.
Управление процессом пересмотра заработных плат (индивидуальный или плановый пересмотр)
Формирование прогнозы по затратам с учетом предложений по пересмотру заработных плат
Управление программами льгот для сотрудников

Требование №7 — Связность экосистемы.

Выбирайте комплексную HCM-систему, которая предлагает:

Бесшовную интеграцию между основными HR-системами: расчет заработной платы, рабочего времени и труда, администрирование льгот, управление персоналом и управление талантами.
Возможность использовать операционные системы и СУБД из Единого реестра российского ПО.
Централизованное управление записями сотрудников.
Интеграцию с другими корпоративными системами.
API-интерфейсы для разработки собственных интеграций.
Данные, рабочие процессы и инструменты, поддерживающие agile-команды.
Упрощенную отчетность, доступную всем пользователям.

Требование №8 – Соответствие законодательству.

ПО по управлению персоналом должно отвечать требованиям законодательства РФ. Ищите системы, которые:

Мониторят и обновляют автоматически нормативные изменения.
Поддерживают соблюдение налогового законодательства.
Соответствуют закону о персональных данных.
Состоят в реестре российского ПО (особенно актуально для госорганизаций).
Имеют готовые решения для разграничения доступа из интернета и внутренней сети компании.

У разных HCM-систем, как правило, свой набор расширенных решений для каждого требования. Например, это могут быть встроенные алгоритмы предиктивной аналитики, шаблоны и конструкторы функций, основанные на лучших мировых практиках по управлению персоналом.

Чтобы получить максимальную отдачу от HCM-системы, выбирайте партнера, который предоставляет услуги после внедрения. Поставщик, который регулярно совершенствует продукты и услуги, внедряет лучшие практики и поддерживает стратегический рост вашей организации, может помочь вам сохранить успех в течение многих лет.

Задайте поставщику HCM-системы дополнительные вопросы:

Какой будет модель обслуживания и поддержка после внедрения.
Как решение контролирует цели и внутренних показателей производительности в организации.
Учитывает ли система внешние бенчмарки по сравнению с аналогичными организациями (та же отрасль, география и т. д.).
Есть ли визуализация демонстрации производительности и оповещения для выявления потенциальных проблемных областей.
Какие инструменты используются для измерения вовлеченности сотрудников.
Применяется ли искусственный интеллект для интерпретации и оценки данных и автоматизация для оптимизации рабочих процессов.
Посредством чего система модифицирует процессы и бизнес-правила в ответ на изменения в стратегии или бизнес-среде.
Предусмотрены ли периодические проверки счетов с заинтересованными сторонами для оценки эффективности в сравнении с бизнес-целями.
Предлагает ли поставщик консультационные услуги по оценке процессов, определению лучших практик и разработке новых подходов.
Проводит ли компания-поставщик конференции и мероприятия, способствующие налаживанию связей и обмену знаниями между коллегами.

Что еще важно учесть при выборе HCM-системы

Есть несколько факторов, которые следует учитывать, прежде чем принять решение о выборе конкретной HCM-системы:

Простота использования. HCM-система, которую вы выберете, должна быть интуитивно понятной. Интерфейс должен быть удобным и логичным, чтобы сотрудники могли быстро и легко научиться ею пользоваться.

Если система сложна в навигации, сотрудники, скорее всего, найдут способы избежать работы в ней. А это сведет на нет цель внедрения. Поэтому важно изучить различные варианты систем на рынке и оценить простоту их настройки и использования.

Совместимость. Выбранная система должна быть совместима с другим программным обеспечением, которое использует компания, например, специализированным бухгалтерским ПО или трекерами рабочих задач.

Таким образом, информация о сотрудниках может быть легко синхронизирована между системами, и не придется вручную вводить данные в разные приложения.

Функциональность, необходимая вашему бизнесу, играет важнейшую роль в выборе HCM-системы.

Составьте заранее список задач, которые вы хотите решить с помощью автоматизации процессов управления персоналом.

Используйте этот список, чтобы сузить предложенных на рынке HCM-систем.

Работа с данными. Выбранная система должна эффективно отслеживать данные о сотрудниках и надежно хранить сведения о них с учетом требований законодательства.

Например, система должна позволять настраивать разрешения пользователей таким образом, чтобы доступ к конфиденциальной информации имели только определенные сотрудники. Кроме того, система должна иметь функции резервного копирования и восстановления данных в случае сбоя системы, а сами данные должны быть надежно защищены от утечек.

HCM-системы работают с персональными данными сотрудников, включая весь документооборот, сведения о должностях, историю заработной платы, отзывы о производительности, внутренние оценки и так далее.

Важно, чтобы системы автоматизации учитывали региональные требования законодательства. Например, Mirapolis HCM соответствует 152-ФЗ и корпоративным требованиям информационной безопасности крупнейших компаний.

Стоимость системы HCM также играет важную роль в выборе.

Здесь важно не ошибиться, так как имеет значение не только первоначальная цена ПО, но и стоимость любых дополнений и доработок, сопровождения и продления лицензии. Кроме того, не забывайте подсчитать затраты на обучение сотрудников работе с системой.

Некоторые компании предлагают бесплатные пробные версии своих систем HCM, поэтому вам следует воспользоваться ими, если они доступны. Это может быть полезно для тестирования системы, чтобы увидеть, соответствует ли она вашим потребностям, прежде чем вы решите ее приобрести.

Не каждое решение для управления человеческим капиталом удовлетворит все ваши потребности, поэтому может быть полезно ранжировать требования к HCM-системам.

Чтобы ничего не упустить, оцените:

Текущие и будущие потребности компании.
Текущий и будущий бюджет.
Как платформа будет интегрироваться с вашей цифровой экосистемой.
Каких результатов и какой окупаемости инвестиций хотелось бы достичь.
Как платформа будет поддерживать бизнес-цели организации.

Ниже приведены наиболее распространенные функции, возможности и технологии HCM-решений. Используйте эти критерии для оценки систем и составления собственного контрольного списка требований к автоматизированной системе по управлению кадрами.

Главные выводы

Сегодня HCM-системы являются основой HR-технологий компании. Такие решения не только централизуют все данные отдела кадров, но и имеют решающее значение для обеспечения персонализированного управления персоналом и развития корпоративной культуры.

Но внедрение нового ПО для управления персоналом — огромная задача для любой компании.

Ищите системы, которые предлагают:

Автоматизацию любых ручных процессов в управлении персоналом, включая обмен данными.
Управление развитием сотрудников с момента найма и на протяжении всей жизни в компании.
Оптимизацию процессов, которые могут повысить производительность и стимулировать рост и прибыльность.
Услуги, облегчающие соблюдение постоянно меняющихся нормативных требований.
Облачные данные для минимизации затрат.